Les avantages de la GED
La gestion et le stockage des documents sont l’un des éléments les plus critiques pour votre entreprise. Créer un moyen logique de classer, stocker et localiser des fichiers peut être une tâche très difficile, surtout si vous avez beaucoup de documents à ranger.
La création d’un plan de gestion des documents qui comprend un système qui aide à augmenter l’efficacité et l’accessibilité de vos fichiers vous fera économiser du temps et de l’argent. L’un des moyens les plus simples de rationaliser votre plan consiste à mettre en œuvre un système de gestion électronique de documents (GED).
Qu’est-ce que la GED ?
La GED est le résultat de diverses technologies utilisées pour créer, capturer, indexer, modifier et stocker des documents ou des informations. Il s’agit d’une solution judicieuse pour automatiser et numériser des documents. La GED permet de réduire le temps nécessaire pour rechercher, classer et reviser un document.
Les avantages de la GED par rapport au classement papier
Investir dans un système de gestion électronique de documents et convertir vos fichiers papier en fichiers numériques permet de bénéficier d’un excellent retour sur investissement. La GED est également une belle opportunité pour rationaliser les processus et les flux de travail en entreprise. Cette solution présente de nombreux avantages.
Récupération rapide et facile
Les documents numérisés facilitent l’accès et la recherche de documents. Tout employé autorisé peut accéder à distance aux fichiers dont il a besoin. Pour retrouver un document, quelques clics suffisent, grâce à la recherche par mots-clés.
Contrôle de version
Chaque modification apportée aux documents dans un logiciel de GED fait l’objet d’un suivi. Cela inclut les horodatages, le nom de celui qui a effectué la modification et plus encore. De plus, cela garantit que les versions précédentes qui ne sont plus valides ne sont pas accidentellement exploitées par l’utilisateur.
Amélioration de la sécurité
Un système de GED vous donne la possibilité de contrôler les niveaux d’autorisation et de sécuriser les documents. Il fournit également des services de cryptage qui protègent vos données là où elles sont stockées et pendant leur traitement. La GED permet également de réduire le risque qu’un document arrive entre de mauvaises mains.
Préservation de l’environnement
La GED contribue à préserver l’environnement. L’archivage numérique réduit le nombre d’impressions de documents et donc d’électricité. Cette solution a donc un impact positif sur l’environnement. En plus de réduire la consommation de papier dans les entreprises, cela permet d’améliorer leur image de marque.
